時事

企業在員工提出不法行為申訴時的調查機制

文 / 歐陽弘

近來國際間益發強調企業的誠信經營原則,目前上市上櫃公司誠信經營守則要求企業應「建立並公告內部獨立檢舉信箱、專線或委託其他外部獨立機構提供檢舉信箱、專線,供公司內部及外部人員使用」;但程序上企業應如何在員工提出不法行為的申訴時進行內部調查,以判斷檢舉是否屬實呢?

企業建構內部的檢舉機制,是遵循誠信經營原則的重要關鍵。員工使用內部的檢舉機制試圖揭弊時,企業應進行內部調查,否則難以釐清責任歸屬。上市上櫃公司誠信經營守則第23條第2項即規定,上市上櫃公司受理檢舉專責人員或單位,如經調查發現重大違規情事或公司有受重大損害之虞時,應立即作成報告,以書面通知獨立董事或監察人,並論斷後續的法律責任。

對揭弊機制應有更明確的規範與指引

制度的設計上,對員工提出不法行為申訴一事的處理,似應列為董事或獨立董事的義務;在實際執行層面,則應明確規範委由外部專業人士,例如律師來進行,一方面是借重專業人士的專業,另一方面則是可以避免內部人士因循舞弊。

上市上櫃公司誠信經營守則所試圖建構的揭弊機制,亦即「委託其他外部獨立機構提供檢舉信箱、專線」,即為斯旨。但是,目前台灣對員工提出不法行為的申訴時,應如何進行調查,在制度與執行兩方面,均欠缺更明確的規範與指引,企業也可能擔心調查後出現的內容或報告,導致企業要面對更嚴重的法律後果。

美國法在Upjohn v. United States, 49 U.S. 383 (1981)一案後,公司內部調查已有非常標準化的作業,可說是開啟對企業進行內部調查的保護機制,這包含兩個面向,第一,對於遵循法律進行內部調查的企業給予責任的減輕;第二,透過律師與當事人間秘匿特權的保護,使企業不用擔心外部專業人士調查的內容或結果會被第三人知悉,也不會被政府強制取得。因此,企業乃勇於進行內部調查。

Upjohn一案的調查機制可供參考

Upjohn一案的背景可看出上述第二個面向,該案涉及美國海外反貪腐法下的公司刑事責任,Upjohn公司是一家美國的藥商(後被Pfizer合併),其海外子公司涉嫌賄賂外國官員。該公司法務長的做法是,徵詢董事長的意見與外部律師的意見後,開啟了公司的內部調查,釐清該案的事實,使Upjohn公司在賄賂案件中得接受律師有關法律遵循的建議。受委任的律師草擬了調查問卷與信件,由該公司董事長在信件上署名,連同調查問卷寄給海外子公司的經理人,指示他們配合該公司法務長進行調查,並要求他們嚴守秘密,僅得與可能持有賄賂資訊的員工討論。

這封信件伊始即強調Upjohn公司將遵守所有的法律,更強調給付給外國官員的款項可能是不法的給付,而公司的政策是所有的給付都必須是適當且合法的,任何與此公司政策有關的問題都應反饋給公司的法務長,使公司能尋求法律上的建議。

這些經理人依指示將調查問卷回寄給該公司法務長後,律師對經理與職員進行訪談,做成紀錄與調查報告,而其內容均是在經理與職員的職務範圍內。然而,這份調查報告被寄送了一份副本給美國的國稅局,以釐清這些不法賄賂是否有稅務上的問題。問題在於,雖然這份調查報告臚列了所有填寫問卷者與受調查者的姓名,但美國國稅局進一步要求Upjohn公司提出這些不管是在美國國內或是海外進行內部調查的紀錄文件,包括但不限於調查問卷與訪談紀錄等,因此產生爭議。

我們可以想像,一旦提出這些紀錄文件或相關資訊,Upjohn公司可能會面對更多的稅務問題甚至是處罰,因為若有不法所得,都可能會另外被課稅。美國最高法院認為,即使律師是在訪談、調查涉案公司較低階的員工,但個案衡量其事實基礎,其溝通內容仍有可能在律師與當事人間秘匿特權範圍內,而不用提出。因此,企業在該案之後更加願意使用外部律師事務所進行調查,成為常態性的發展。

台灣目前在建構揭弊的機制時,制度上仍欠缺鼓勵企業進行內部調查的誘因,也欠缺有關內部調查的規範與指引,配套措施有所不足,實值進一步檢討與規劃。

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