企業在員工提出不法行為申訴時的調查機制
文 / 歐陽弘
近來國際間益發強調企業的誠信經營原則，目前上市上櫃公司誠信經營守則要求企業應「建立並公告內部獨立檢舉信箱、專線或委託其他外部獨立機構提供檢舉信箱、專線，供公司內部及外部人員使用」；但程序上企業應如何在員工提出不法行為的申訴時進行內部調查，以判斷檢舉是否屬實呢？
企業建構內部的檢舉機制，是遵循誠信經營原則的重要關鍵。員工使用內部的檢舉機制試圖揭弊時，企業應進行內部調查，否則難以釐清責任歸屬。上市上櫃公司誠信經營守則第23條第2項即規定，上市上櫃公司受理檢舉專責人員或單位，如經調查發現重大違規情事或公司有受重大損害之虞時，應立即作成報告，以書面通知獨立董事或監察人，並論斷後續的法律責任。
對揭弊機制應有更明確的規範與指引
制度的設計上，對員工提出不法行為申訴一事的處理，似應列為董事或獨立董事的義務；在實際執行層面，則應明確規範委由外部專業人士，例如律師來進行，一方面是借重專業人士的專業，另一方面則是可以避免內部人士因循舞弊。
上市上櫃公司誠信經營守則所試圖建構的揭弊機制，亦即「委託其他外部獨立機構提供檢舉信箱、專線」，即為斯旨。但是，目前台灣對員工提出不法行為的申訴時，應如何進行調查，在制度與執行兩方面，均欠缺更明確的規範與指引，企業也可能擔心調查後出現的內容或報告，導致企業要面對更嚴重的法律後果。
美國法在Upjohn v. United States, 49 U.S. 383 (1981)一案後，公司內部調查已有非常標準化的作業，可說是開啟對企業進行內部調查的保護機制，這包含兩個面向，第一，對於遵循法律進行內部調查的企業給予責任的減輕；第二，透過律師與當事人間秘匿特權的保護，使企業不用擔心外部專業人士調查的內容或結果會被第三人知悉，也不會被政府強制取得。因此，企業乃勇於進行內部調查。
Upjohn一案的調查機制可供參考
Upjohn一案的背景可看出上述第二個面向，該案涉及美國海外反貪腐法下的公司刑事責任，Upjohn公司是一家美國的藥商(後被Pfizer合併)，其海外子公司涉嫌賄賂外國官員。該公司法務長的做法是，徵詢董事長的意見與外部律師的意見後，開啟了公司的內部調查，釐清該案的事實，使Upjohn公司在賄賂案件中得接受律師有關法律遵循的建議。受委任的律師草擬了調查問卷與信件，由該公司董事長在信件上署名，連同調查問卷寄給海外子公司的經理人，指示他們配合該公司法務長進行調查，並要求他們嚴守秘密，僅得與可能持有賄賂資訊的員工討論。
這封信件伊始即強調Upjohn公司將遵守所有的法律，更強調給付給外國官員的款項可能是不法的給付，而公司的政策是所有的給付都必須是適當且合法的，任何與此公司政策有關的問題都應反饋給公司的法務長，使公司能尋求法律上的建議。
這些經理人依指示將調查問卷回寄給該公司法務長後，律師對經理與職員進行訪談，做成紀錄與調查報告，而其內容均是在經理與職員的職務範圍內。然而，這份調查報告被寄送了一份副本給美國的國稅局，以釐清這些不法賄賂是否有稅務上的問題。問題在於，雖然這份調查報告臚列了所有填寫問卷者與受調查者的姓名，但美國國稅局進一步要求Upjohn公司提出這些不管是在美國國內或是海外進行內部調查的紀錄文件，包括但不限於調查問卷與訪談紀錄等，因此產生爭議。
我們可以想像，一旦提出這些紀錄文件或相關資訊，Upjohn公司可能會面對更多的稅務問題甚至是處罰，因為若有不法所得，都可能會另外被課稅。美國最高法院認為，即使律師是在訪談、調查涉案公司較低階的員工，但個案衡量其事實基礎，其溝通內容仍有可能在律師與當事人間秘匿特權範圍內，而不用提出。因此，企業在該案之後更加願意使用外部律師事務所進行調查，成為常態性的發展。
台灣目前在建構揭弊的機制時，制度上仍欠缺鼓勵企業進行內部調查的誘因，也欠缺有關內部調查的規範與指引，配套措施有所不足，實值進一步檢討與規劃。
