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大誠保經結合科技提升內部流程效率獲卓越數位金融獎

By Chen Yixuan

(左起)大誠保經游世宇業務副總、程睿紳業務副總、金融監督管理委員會 主委彭金隆、施純偉業務副總、董事長特助呂雅惠
(左起)大誠保經游世宇業務副總、程睿紳業務副總、金融監督管理委員會 主委彭金隆、施純偉業務副總、董事長特助呂雅惠

大誠保險經紀人為因應數位化與金融科技需求,近年與多家保險公司合作行動投保、遠距投保,並有自己的資訊研發部門,持續優化領先業界的業務作業系統,提供業務夥伴更便利的投保方式與更即時的客戶服務。

大誠保險經紀人(以下稱大誠保經)為提升行政效率與服務品質,多年來積極推動各項行政作業的行動化與系統化措施,致力於打造一個高效、透明、便捷的數位行政環境。

透過無紙化作業、自建數位學習系統、活動簽到數位工具、虛擬帳號金流管理與資格考試全流程自動化等措施,有效減少人工介入、降低行政錯誤與成本,同時提升使用者體驗與資料安全性。

促進檔案數位化管理 減少紙張資源浪費

傳統行政作業流程繁瑣,紙本文件的製作、傳遞與存檔,不僅耗費大量人力與時間,也增加作業風險。因此,大誠保經推動「行動報聘」作業,透過線上平台與行動設備,讓聘用流程得以遠距作業、即時核可,大幅縮短流程時程。

全面實施無紙化政策,包含申請書、審核表單與合約等皆改以電子形式進行,除減少紙張資源浪費外,更促進檔案數位化管理,有效提升資訊整合與歷史紀錄追蹤能力,也符合現代辦公自動化趨勢。

同時,為有效管理大量業務資料與分析成果,大誠保經也推動「電子化文件作業」。包含各類書面分析報告、會議記錄、審查紀要與內部文件,皆以PDF、Word、Excel等格式進行存檔與共享,並整合至雲端資料庫或檔案伺服器中。不僅強化了文件的安全性與查詢便利性,也有助於多部門協同作業與即時資料存取,減少紙本資料遺失與傳遞時效不佳等問題,提升整體行政溝通效率。

大誠保經也提到,在辦理各項活動與教育課程中,過往多採人工簽到方式,不僅耗時、容易出錯,也增加後續資料統整負擔。因此,大誠保經導入「QRCode與藍牙報到系統」,參與者僅需以手機掃描指定QRCode,或透過裝置藍牙感應,即可完成簽到程序。

自建各類平台 管理、學習更精確

此外,為強化內部教育訓練機制,大誠保經更規劃建置「自建數位線上學習平台」,讓大誠同仁可透過網路自由選課、觀看教材、完成測驗與評量,打造多元且彈性的學習環境。平台內容涵蓋新進人員訓練、專業知能提升、法規宣導與系統操作教學等,並搭配使用者學習歷程記錄與成效追蹤,協助管理單位掌握學習進度與成果評估。透過此平台,培訓資源得以集中管理並持續更新,進一步推動知識共享與組織學習文化的建立。

同時,為提供業務員便捷服務,並強化考務管理,大誠保經也導入資格考試全流程資訊系統化,包括:線上報名、電子繳費、准考證下載、成績查詢、歷史記錄管理,大幅提升報考便利性、也減少行政人力負擔,並強化管理效率。

除了自建學習平台、考試流程系統化外,大誠保經為降低現金收取的風險與作業繁瑣,更開發出「虛擬帳號收款系統」,整合銀行平台,自動生成個人化虛擬帳號供繳費者使用。無論是報名費、訓練費或其他行政費用,皆可透過虛擬帳號匯入指定帳戶,並自動對應到個人繳費紀錄,讓繳費管理更加精確即時。

整合既有資源與技術 樹立行業新標竿

針對每日需回覆或處理之照會事項,大誠保經導入「傳輸檔自動分派系統」,使每日來文或交辦事項自動轉入各單位助理工作清單,直接由相關人員進行後續處理。更確保資訊能即時傳遞至承辦單位,避免因人工轉派延誤處理進度,亦可提升整體行政流通效率與追蹤掌控的即時性與精準度。

大誠保經利用科技工具進階功能和服務提升在市場的競爭力,為業務員帶來更多創新機會,在整合既有資源與技術的同時,更打造一套高效、穩定且可持續發展的行政作業體系,透過無紙化、自動化、行動化與即時資料處理,除可有效降低行政成本與錯誤率外,亦符合環境、社會和治理(ESG)領域。未來大誠保經將持續檢視系統運作情形與使用者回饋,滾動修正與優化功能,致力成為智慧行政與數位治理的實踐典範。

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